In een wereld waarbij zo veel mogelijk digitaal gebeurt, is het raar dat sommige gegevens bij iedere afdeling afzonderlijk worden verwerkt. Je hebt systeem voor de boekhouding, een deel voor de brieven, facturen en offertes, een deel voor het maken van berekeningen, een stuk marketing en communicatie, ga zo maar door. Al die afdelingen binnen een bedrijf vormen zo vanzelf eilandjes. Zonde! Je kunt grote voordelen behalen als die eilandjes met elkaar verbonden zijn. Dat is wat een ERP systeem kan doen. ERP staat voor Enterprise Resource Planning.
Plangereedschap
Met een ERP systeem kun je dus zorgen voor een planning van al je middelen. Die middelen kunnen fysiek zijn (zoals voorraadbeheer: wat moet je inkopen, wat heb je nog meer dan genoeg op voorraad en wat is er besteld?), maar kan ook bestaan uit manuren (m/v) zodat je de personele bezetting over de afdelingen optimaal kunt inzetten. Het mooie van een goed ERP is bovendien dat je informatie beschikbaar kunt maken voor andere afdelingen, zodat zij zelfredzaam worden en weten wat er speelt op de andere afdelingen.
Specifiek ERP
Je snapt natuurlijk ook dat ieder bedrijf andere behoeftes heeft als je denkt aan een overkoepelend systeem. Een bakker heeft heel andere wensen en eisen dan bijvoorbeeld een boekhoudkantoor. Ze werken met andere middelen, de hele workflow steekt anders in elkaar. Toch blijven bepaalde basiselementen gelijk: voor beide bedrijven kan een ERP systeem grote voordelen opleveren in de interne communicatie, voorraadbeheer, tijdsplanning en kan er efficiënter gewerkt worden. Mits je het juiste pakket kiest.
De juiste keuze
Dat is een uitdaging. Er zijn namelijk talloze systemen op de markt. Sommige daarvan zijn enorm uitgebreid en kun je tot in de kleinste details aanpassen. Zo werken grote webshops met systemen waarbij het hele voorraadbeheer, de facturering, maar ook de communicatie naar de klant, geautomatiseerd is. Bestel je iets? Dan krijgt het magazijn een pakbon met barcodes, zodat alles netjes gescand kan worden. De pakketjes worden verpakt, krijgen aan de hand van diezelfde pakbon een verzendlabel en de klant ontvangt automatisch een mail met daarin de track & tracecode. Zijn er klachten? Dan weet de klantenservice aan de hand van het bestelnummer precies wat er is besteld en wanneer het is verzonden. Dat is de kracht van een goed ERP systeem.
Veel mogelijkheden
Er zijn heel veel ERP-systemen. Ze hebben veel gemeenschappelijke delers, maar ook veel verschillen. Sommige pakketten zijn toegespitst op één doel, andere pakketten kun je uitbreiden met modules. Zo kun je ze helemaal aanpassen aan jouw wensen en eisen. Op www.erpoverzicht.nl kun je een keuze maken aan de hand van een aantal gegevens. Denk daarbij aan de branche waarin je zit, hoeveel mensen er in je bedrijf werkzaam zijn en welke achterliggende techniek je wil gebruiken (als je daar een voorkeur in hebt). Heb je daarna nog vragen? Dan kun je een adviesgesprek aanvragen met één van de ervaren adviseurs. Ze bieden bovendien ondersteuning bij het in gebruik nemen van een ERP-systeem, zodat alles vlekkeloos zal verlopen.