Iedereen met een kantoorbaan herkent dit vast wel: ééns in de zoveel tijd vergaderen met heel het team. Tijdens deze vergadering worden verschillende zaken omtrent de bedrijfsvoering besproken. Het is een goed moment om eens met zijn alle kritisch te kijken naar de huidige stand van zaken, hier opmerkingen over te maken én te komen met een passende oplossing of conclusie. Hoewel dit niet heel spannend klinkt, is een vergadering vaak een bron van irritaties of onduidelijkheden onderling collega’s. Maar hoe speel je hier op in en laat je een vergadering zo soepel mogelijk verlopen? Je leest het hier.
Doel
Voordat de vergadering plaats vindt, is het goed om een doel te bepalen. Is de vergadering bedoelt om mensen enkel op de hoogte te brengen van bepaald nieuws? Of moet er intensief worden overlegd en samengewerkt om te werken aan een bepaald vraagstuk? Wat het doel ook is, zorg dat niet alleen jij maar ook heel het team hiervan op de hoogte is. Kondig van te voren aan wat het doel is, wat er besproken gaat worden en hoe deelnemers zich hier eventueel op voor kunnen bereiden. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is en voorkom je onduidelijkheden nog voordat de vergadering moet beginnen. Een kleine tip die we mee kunnen geven: probeer alleen te vergaderen als dit echt niet anders kan. Probeer altijd eerst te kijken naar andere oplossingen, zoals een telefonisch gesprek, e-mail of even langslopen bij een collega voor een snelle vraag.
Externe locatie
Meestal is het voor veel mensen lastig om de focus vast te houden tijdens een vergadering. Helemaal als vergadering onderdeel is van een dagelijkse routine. Op een gegeven moment wordt het saai en komt toch die sleur er in. Er is een verrassende manier om dit op te lossen! Namelijk door te vergaderen op een externe locatie. Het is bewezen dat deelnemers zo productiever kunnen werken en beter hun aandacht vast kunnen houden. Het is allemaal nieuw, interessant én mensen zijn even weg van hun vaste werkplek. Dit zorgt er ook voor dat deelnemers niet gestoord kunnen worden door andere collega’s of de telefoon die roodgloeiend staat. Door heel Nederland zijn er verschillende evenementenlocaties te vinden met speciale zalen voor vergaderingen. Zoek bijvoorbeeld naar zaalverhuur Utrecht of Rotterdam. De meeste locaties zijn speciaal ingericht voor vergaderingen voor zowel kleine als grote groepen. Zo zijn er voldoende technische voorzieningen aanwezig, waardoor vergaderen een makkie wordt. Denk hierbij aan voldoende stopcontacten, presentatie- en geluidsapparatuur. Ook kun je vaak gebruik maken van whiteboards of presentatieborden.
