Een slimme suggestie voor bedrijven: kies voor de implementatie van een reserveringssysteem voor werkplekken op kantoor. Zo’n werkplek reserveringssysteem helpt je enerzijds geld te besparen en zorgt er daarnaast voor dat frustraties voorkomen worden, als er geen plekken meer beschikbaar zijn op het moment dat medewerkers naar kantoor komen. Met zo’n reserveringssysteem boeken medewerkers hun werkplek voordat ze naar kantoor komen, eenvoudig via een app op hun telefoon of via een online portal. Heeft jouw organisatie het gebruik van zo’n systeem al eens overwogen? In dit artikel lees je er meer over.
Tip: kijk niet alleen naar een systeem voor het reserveren van werkplekken op kantoor, maar ook naar een vergaderruimte reserveringssysteem. Niets is vervelender dan het moeten zoeken naar een geschikte plek voor een overleg met bijvoorbeeld een externe partij; door de ruimte vooraf te reserveren in een app of online portal voorkom je dit.
Manier van werken de afgelopen jaren veranderd
De manier waarop mensen binnen organisaties samenwerken is de afgelopen jaren veranderd; het hybride werken is de nieuwe norm bij het gros van de Nederlandse werkgevers. Er wordt door veel mensen grotendeels vanuit huis gewerkt, waarbij men een of twee dagen per week naar kantoor komt voor een teamoverleg of bijvoorbeeld brainstormsessie. Het zijn voorbeelden van overleggen die men liever op locatie organiseert; het zorgt voor een andere dynamiek dan bij online meetings het geval is. Door grotendeels vanuit huis te werken wordt veel tijd bespaard.
Voordelen van een werkplek reserveringssysteem
Als gevolg van het hybride werken staan kantoorpanden steeds vaker grotendeels leeg. Het geldt met name voor populaire thuiswerkdagen als de woensdag en vrijdag. Zonde, want het aanhouden van een groot kantoor kost organisaties onnodig veel. Met een werkplek reserveringssysteem is het mogelijk om te besparen op de beschikbare ruimte, door een deel van de gehuurde kantoorruimte op te zeggen of bijvoorbeeld te verhuizen naar een kleiner pand. Het reserveringssysteem geeft een goed beeld van het benodigde aantal werkplekken voor jouw organisatie.
Door over te stappen naar een kleiner kantoorpand wordt op de kosten bespaard. Het huren van kantoorruimte is niet goedkoop. Daar komen de kosten voor het verwarmen of koelen van de ruimte en bijvoorbeeld het verlichten hiervan nog bij. Kosten die sterk gereduceerd worden, wanneer je voor een kleiner aantal werkplekken kiest. Het maakt dat je de investering in een modern werkplek reserveringssysteem al snel hebt terugverdiend.
