logo-liggend-wit-donkerblauw-klein

Hierom moet je online boekhouden

Als je een zelfstandig ondernemer bent, weet je als geen ander dat een enorm deel van je tijd en energie wordt opgeslokt door allerlei zakelijke rompslomp. Het bijhouden van je uren, kilometerregistratie, bijhouden van je boekhouding (verzonden offertes, facturen, binnengekomen facturen en bonnetjes van aankopen…) Allemaal niet heel veel werk om bij te houden, maar eens per kwartaal mag je nog eens door al die papieren om door te geven aan de belasting. Heb je dus ergens een steekje laten vallen, dan kost je het nog meer tijd om bij te houden. Jammer, want dat hoeft helemaal niet. Ga online boekhouden en bespaar jezelf niet alleen veel tijd, maar nog meer energie!

Mijn gestuntel in de boekhouding

Ik moet bekennen: ikzelf had een hard hoofd in online boekhouden. Ik zag er de toegevoegde waarde niet van in. Dat komt deels door mijn opleiding: daar heb ik de nodige boekhoudlessen gevolgd (met succes, overigens 😉 ) en in no-time had ik in Excel een overzichtje in elkaar geknutseld om mijn boekhouding bij te houden. Dat werkte best aardig, hoewel een veelheid aan tabbladen en het continu bijhouden van alle verstuurde offertes en binnengekomen bedragen me op een gegeven moment wel de keel begon uit te hangen. Het werd zelfs een frustratie – en dat al na enkele weken! Per dag was ik minstens 30 minuten kwijt aan administratie. En dat voor een beginnend tekstbureau annex blogger! En door al die opstartperikelen had ik niet eens tijd om de welkomstmap van de Kamer van Koophandel door te bladeren…

Online boekhouden is baas

In die welkomstmap zat namelijk een welkomstvoucher van e-Boekhouden.nl, een van de grotere online boekhoudplatformen die ons land rijk is. Sterker nog: het staat al jarenlang op nummer 1 van meestgebruikte programma’s. Dankzij die voucher leerde ik dat je daar een mooie kennismakingsperiode hebt: anderhalf jaar mag je van hun diensten gebruikmaken, zonder dat daar kosten aan verbonden zijn. Tja, en gratis diensten, daar houd ik als nieuwbakken ondernemer wel van! De keuze was zo gemaakt en binnen een paar uur had ik mijn bestaande administratie overgeheveld naar de nieuwe administratie. In principe hoeft dat natuurlijk niet, dat overhevelen, maar omdat ik in een nieuw belastingkwartaal was begonnen en ik überhaupt nog niet zo lang als ondernemer actief ben leek het me een goede oefening en een praktische uitgangspositie.

Het gemak van online boekhouden

Het praktische van e-Boekhouden is dat je een praktische website hebt om al je boekhoudingszaken in bij te houden. Zo kun je bonnetjes inboeken in de juiste categorie (en ja, die categorieën kun je naar eigen smaak aanmaken, aanpassen en verwijderen), je kunt binnengekomen facturen inboeken en wegboeken, beiden waarbij je automatisch kunt aangeven hoe veel procent btw er over berekend wordt (en ook die wordt direct weggewerkt in je administratie). Daarnaast kun je een urenregistratie bijhouden, waarbij je kunt werken met projecten en omschrijvingen. Zo kun je na een tijd precies de balans opmaken hoe veel tijd een bepaald project in beslag heeft genomen en waar je mee bezig bent geweest. Natuurlijk kun je met dit online boekhoudprogramma ook zien wat je verlies en winst is, wat je grootboekrekeningen zijn en welke open posten er nog staan. Dat scheelt je een hoop werk! En geeft je mogelijkheden om te denken aan groei en ontwikkeling.

Verstuur offertes en facturen vanuit je online boekhoudprogramma

Vanuit e-Boekhouden kun je zelfs offertes en facturen versturen naar je opdrachtgevers, wat echt heel prettig is. Het opmaken van zo’n factuur en offerte is even een beetje puzzelen, zeker als je er je eigen vormgeving en styling aan wil meegeven, maar met een logo of een ander lettertype kun je ook het bestaande factuursjabloon makkelijk naar je hand zetten. Met een druk op de knop verzend je ze naar de mailadressen die je in het tabblad Relaties hebt ingevoerd. Daar kun je alle belangrijke gegevens verwerken van je opdrachtgevers, van adresgegevens tot het bezoekadres, van je contactpersoon tot aan het mailadres voor factuur-reclamaties. Vanuit je boekhoudprogramma kun je nu snel zien welke offertes of facturen nog openstaan – en je kunt de facturen snel inboeken in je administratie, inclusief een uiteensplitsing van de btw.

Koppel je online boekhouden met je bank

Dit is echt een lifesaver, geloof me. Je kunt met e-Boekhouden namelijk een koppeling maken met verschillende banken – in mijn geval is mijn zakelijke rekening ondergebracht bij Knab, wat geen enkel probleem was. Vanaf dat moment hoef je eigenlijk niet meer in te loggen om te weten of er geld is uitgegeven of binnengekomen. Wordt er een factuur betaald? Dan pikt die koppeling het factuurnummer op uit je betaling en wordt het direct verwerkt in de boekhouding. De factuur wordt daarbij ook direct afgesloten en niet meer getoond als ‘openstaande factuur’. Je abonnementen voor je telefoon, vaktijdschrift en leasecontract voor je auto? Iedere maand worden ze direct verwerkt. Koop je onderweg vakliteratuur, printpapier of andere benodigdheden met je pinpas? Na het importeren van de bankgegevens (1 druk op de knop) komt er een overzichtje met onbekende ontvangsten en betalingen, die je snel kunt wegboeken in de juiste posten.

Geschreven door Dennis van Houts

Dennis, hoofdredacteur van CooleSuggesties.nl. Getrouwd, vader van twee zoons. Beetje nerdy, houdt van lekker eten en films kijken. Verslindt boeken bij het leven.