Veel mensen hebben op hun werk wel eens een formulier moeten maken. Vooral wanneer dit nog handmatig gaat, kan dit lastig worden. Bijvoorbeeld bij het invullen van een formulier op papier. Zeker wanneer er later nog aanpassingen aan het formulier worden gedaan, kan dit lastig zijn. Het formulier moet opnieuw worden geprint. Bovendien is dit tegenwoordig geen milieuvriendelijke en houdbare manier van werken meer. De tijd van talloze dossiers in grote archiefkasten ligt grotendeels achter ons. Dus is het tijd om nu over te stappen op het digitaliseren van al je formulieren.
Stoppen met opschrijven
De beste manier om formulieren te digitaliseren, is door volledig te stoppen met papieren formulieren. Er zitten veel nadelen aan het gebruik van papieren formulieren. Zo moet het formulier opnieuw worden geprint als er een fout in blijkt te zitten of als er nog iets aangepast moet worden. Bovendien heeft het milieu het zwaar te verduren met de alsmaar groeiende vraag naar papier. Dit leidt tot onnodige kap van bomen. Ten slotte heeft een papieren formulier ook een praktisch nadeel; in de meeste gevallen raakt zo’n formulier zoek of heeft men een grote muur aan archiefkasten nodig om alle dossiers op te slaan.
Met andere woorden: stop met alles analoog op te schrijven en begin met het digitaal werken. Een formulier maken hoeft niet meer aan de hand van allerlei lastige programma’s op de computer. Het kan zelfs in een paar tikken op de smartphone of tablet al geregeld worden.
Get Digital!
Een goede manier van digitaliseren van formulieren is door Incontrol te gaan gebruiken. Deze biedt zelfs een mobiele app, waardoor het mogelijk is overal waar je ook bent een formulier te maken en in te vullen. Zo is het mogelijk gemakkelijk data te verzamelen. Bijvoorbeeld als je naar een klant gaat en iets moet inventariseren. Of als je een overeenkomst wilt gaan maken. Het is niet nodig zelf allerlei onderdelen in een Word-document te zetten en er iets moois van te maken,. Door Form Builder te gebruiken kun je in een paar muisklikken een goed uitziend formulier maken en ieder werkproces digitaliseren.
Het is mogelijk om de formulieren verder op te pakken aan de hand van andere apps, zoals bijvoorbeeld de inspectie app of de audit-app. Het digitaliseren van formulieren kan op allerlei apparaten, zoals Apple, Google en Microsoft tablets.
Functies van digitaliseren formulieren
Het digitaliseren van formulieren biedt verschillende voordelen. Het is op deze manier gemakkelijker om snel data te verzamelen. Een verslag schrijven is niet nodig; de apps kunnen dit vaak zelf. Daarmee is het ook mogelijk om rapporten automatisch op te laten maken in PDF of Excel. Bovendien is het mogelijk foto’s toe te voegen die je op je smartphone of tablet hebt gemaakt. Op die manier kun je bijvoorbeeld bijhouden wat de werkzaamheden bij een bepaalde klant thuis waren. Verder kunnen klanten formulieren eenvoudig digitaal ondertekenen aan de hand van een digitale handtekening.
De archiefkasten kun je ook de deur uit doen, want tegenwoordig slaan we alles op in de cloud, op een speciaal gecertificeerde server. Het is uiteraard ook mogelijk om digitale formulieren in te vullen als je geen internetverbinding hebt. De formulieren kun je later delen met collega’s, zodat je eenvoudig online kan samenwerken. Je hoeft dus niet meer naar kantoor om allerlei printjes met collega’s te delen.
De formulieren zijn vaak ook offline te gebruiken. Deze worden opgeslagen in de mobiele app. Wanneer je weer internet hebt, worden de formulieren en data meteen gesynchroniseerd, zodat je altijd en overal al je data paraat hebt.
