Het beveiligen van bedrijfsgegevens is essentieel voor het succes van elk bedrijf. Het verzorgen en beschermen van klant- en andere belangrijke gegevens kan een grote uitdaging zijn, maar met de juiste strategieën en technologieën kun je ervoor zorgen dat al je gegevens veilig blijven. Om te helpen bij het maken van de beste keuzes om data te beveiligen, staan hieronder 7 suggesties die elk bedrijf in overweging moet nemen.
Vernietig alle data zodat niemand er meer bij kan
In de eerste plaats is het van groot belang om aan datavernietiging te doen. Dit is het proces van definitief wissen of vernietiging van gegevens die niet meer nodig zijn of niet langer mogen worden bewaard. Dit kan zowel fysieke gegevens, zoals papieren documenten of harde schijven, als digitale gegevens, zoals data op servers of cloudopslag gegevens betreffen. Datavernietiging heeft tot doel te voorkomen dat de gegevens kunnen worden misbruikt of gelekt. Door alle data te vernietigen, zal niemand er meer bij kunnen en ga je dus veilig met de gegevens van anderen om.
Maak je medewerkers bewust van het belang van privacy en de omgang met data
De tweede suggestie die we je mee willen geven, is om je medewerkers bewust te maken van het belang van privacy en de omgang met data. Door je medewerkers trainingen en workshops te geven, kunnen ze een goed begrip opbouwen over hoe ze veilig om dienen te gaan met bedrijfsgevoelige en persoonlijke gegevens. Als je medewerkers het belang hiervan inzien en er zorgvuldig naar handelen, zal er niet zo snel een lek plaatsvinden. Zo’n lek kan grote consequenties hebben voor je bedrijf.
Wijs iemand aan om toezicht te houden op de gegevensbescherming
Verder is het aan te raden om een persoon aan te wijzen die toezicht houdt op de gegevensbescherming. Dit kan iemand zijn van jouw team of een externe partij waar je mee samenwerkt. Deze persoon is verantwoordelijk voor het beheer van persoonlijke gegevens en moet ervoor zorgen dat de privacywetgevingen worden nageleefd. Zorg ervoor dat tijdens het sollicitatieproces vragen worden gesteld die een antwoord geven op de mate waarin de sollicitant bekend is met gegevensbescherming zodat je zeker weet dat je te maken hebt met een betrouwbaar persoon.
Beperk wie toegang heeft tot de data
Daarnaast is het verstandig om de toegang tot persoonlijke gegevens te beperken. Alleen mensen met strikte regels en procedures moeten toegang hebben tot de data. Denk hierbij aan een bepaalde groep medewerkers binnen je team, maar ook aan externe partijen of leveranciers die je nodig hebt om je diensten te leveren. Zorg ervoor dat deze partijen een contract ondertekenen met betrekking tot gegevensbescherming waarin hun verplichtingen duidelijk staan opgeschreven. Op deze manier weet je zeker dat je met een betrouwbare partij te maken hebt die de gevoelige informatie op een verantwoorde manier behandelt.
Zorg voor een veilige opslag van gegevens
Als vijfde tip is het belangrijk om te zorgen voor een veilige opslag van gegevens. Zowel offline als online moet de data op een manier worden bewaard dat deze niet in verkeerde handen kan geraken. Daarom is het zaak om servers uit te kiezen waar mensen zonder toestemming moeilijk doorheen kunnen komen. Ook kan het slim zijn om een fysieke harde schijf in je kantoor te gebruiken, zodat je zeker weet dat niemand anders bij de data kan.
Kies voor een sterke encryptie
Ook is het belangrijk om te kiezen voor een sterke encryptie wanneer je data overzet naar een andere locatie. Zo voorkom je dat er iemand zonder toestemming bij de data kan. Kies bijvoorbeeld voor codering met ouderwetse cijfers of letters die je zelf verzint, in plaats van commerciële encryptie. Hierdoor zul je het de mensen of overheden die toegang tot de data willen krijgen stukken moeilijker maken.
Voldoe aan alle wetgeving
Tot slot is het van groot belang om altijd aan alle wetgeving te voldoen als het gaat om de omgang met data. Het is belangrijk dat je als bedrijf weet wat je wel en niet mag doen met persoonlijke gegevens, zodat er geen misbruik van de data wordt gemaakt. Er zijn verschillende wetten die hierover gaan, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), en het is belangrijk dat je deze kent en naleeft.
Al met al zijn er verschillende manieren om ervoor te zorgen dat je als bedrijf veilig met data omgaat. Pas dan ook al deze suggesties snel toe, zodat je zeker weet dat een en ander goed geregeld is binnen jouw onderneming.
Laat hieronder jouw reactie achter